Wagenparkbeheer klinkt misschien simpel, maar dat is het vaak niet. De meeste bedrijven beginnen met een paar voertuigen en regelen alles zelf. Maar hoe groter het wordt, hoe meer uitdagingen er ontstaan. Heb je weleens overwogen om het uit te besteden? Hier zijn een paar redenen waarom dat nuttig kan zijn – en niet altijd de voor de hand liggende.
1. De verborgen kosten
Het draait niet alleen om de brandstof of de aanschaf van auto’s. Denk aan onderhoud dat je misschien niet goed kunt plannen, de auto staat lang stil en/of dure schade die je pas ziet als het te laat is.
Externe partijen kunnen vaak beter inzicht geven in waar je écht op kunt besparen. Niet alleen op de grote kostenposten, maar juist op de kleinere zaken die je makkelijk over het hoofd ziet.
Tip: Vraag eens een analyse aan van je huidige kosten. Je zult verrast zijn wat er allemaal onder de radar gebeurt.
2. Onderhoud dat niet meer wacht
Onderhoud schuif je soms vooruit. Dat gebeurt. Maar dat kan ook leiden tot grotere problemen. Een externe partij heeft vaak vaste schema’s en contacten die zorgen dat voertuigen sneller weer de weg op kunnen. Dit betekent minder stilstand en minder onverwachte problemen op lange termijn.
Advies: Houd bij hoe vaak je nu onderhoud uitstelt. Het geeft een eerlijk beeld van hoe effectief je onderhoud momenteel is.
3. Wetgeving en regels
De regels voor bedrijfswagens veranderen continu. Misschien ben je niet altijd op de hoogte van de nieuwste milieueisen of fiscale voordelen.
Een outsourcende partij kan dit voor je bijhouden, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
Praktisch: Houd een lijst bij van de regels waar je nu aan moet voldoen. Een keer niet up-to-date zijn, kan snel duur worden.
4. Tijdwinst die je kunt maken
Hoeveel tijd besteed je eigenlijk aan het regelen van je wagenpark? Even bellen met de leasemaatschappij, papieren in orde maken, controles uitvoeren. Het lijkt weinig, maar het tikt aan. Uitbesteden kan juist op dit vlak een groot verschil maken.
Oefening: Schrijf eens op hoeveel uur per maand je bezig bent met wagenparkbeheer. Dit maakt de keuze om het uit te besteden veel tastbaarder.
5. Risico’s in kaart brengen
Het risico op onverwachte kosten blijft altijd een punt van zorg. Een externe wagenparkbeheerder heeft vaak betere tools om afwijkingen snel te signaleren. Bijvoorbeeld, wanneer een auto meer brandstof gebruikt dan verwacht. Je hoeft dus niet meer zelf te speuren naar problemen, ze worden voor je opgelost.
Aanpak: Vraag je huidige wagenparkbeheerder (of jezelf) om eens naar afwijkingen in gebruik te kijken. Vaak zijn er meer afwijkingen dan je denkt.
Conclusie:
Wagenparkbeheer is meer dan het beheren van auto’s. Het is tijd, geld, regels, en risico’s managen. Door eens kritisch te kijken naar hoe je dit nu doet, ontdek je al snel dat er veel te winnen valt. Wagenparkbeheer outsourcing is niet altijd de enige oplossing, maar het kan wel veel (onzichtbare) problemen oplossen.